Abrechnung
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Durch eine Abrechnung lässt sich das finanzielle Ergebnis einer Veranstaltung ablesen. In einer Abrechnung werden sämtliche Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt.
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Allgemein
In der Abrechnung der Veranstaltung müssen alle Einnahmen und Ausgaben aufgeführt sein. Hierzu zählen auch Spenden. Des weiteren müssen sämtliche Ausgaben mit Belegen nachweisbar sein. Vor allem dann, wenn ein mögliches Defizit durch die Pfarrgemeinde oder eine andere Organisation getragen werden soll. Vor einer Veranstaltung sollte bereits immer eine Schätzung der Einnahmen und Ausgaben erfolgen, um den Teilnehmerbeitrag zu kalkulieren und die finanziellen Folgen der Veranstaltung einigermaßen abschätzen zu können. Existieren aus der Vergangenheit bereits Erfahrungswerte ist dies eine große Hilfe.
Bestandteile
- Eine Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben sowie das Gesamtergebnis
- Sämtliche dazu gehörige Quittungen/Rechnungen
Gegenüberstellung
Bei größeren Veranstaltungen werden einfache Abrechnungen schnell unübersichtlich. Abhilfe kann schaffen, die Gegenüberstellung weiter in "Einnahmen", "Vorleistungen", Ausgaben der jeweiligen Tage sowie "Nachleistungen" zu untergliedern und jeweils eigene Tabellen anzulegen. Dann benötigt man lediglich noch eine Tabelle, die die Unterpunkte zusammenfasst und das Gesamtergebnis zeigt. Es empfiehlt sich generell mit Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel (kostenpflichtig), Open Office Calc (kostenlos) oder anderen Programmen zu arbeiten.
Aufbereitung der Quittungen
Die einzelnen Quittungen sollten chronologisch sortiert und nummeriert werden, damit die Abrechnung übersichtlich und nachvollziehbar wird. Bei vielen Quittungen ist es zusätzlich hilfreich, diese aufzukleben. Dafür sollten Belege für "Vorleistungen", die einzelnen Tage und "Nachleistungen" jeweils auf separate Blätter aufgeklebt werden.
Zeitlicher Ablauf
Die Abrechnung sollte nach einer Veranstaltung schnellstmöglich erstellt werden. Um Zuschüsse zu beantragen sind gesonderte Fristen (meist 4-6 Wochen) einzuhalten. Die genauen Fristen, am besten vor der abzurechnenden Veranstaltung erfragen. Idealerweise wird auch die Abrechnung bereits vor der Veranstaltung vorbereitet(Zuschusslisten etc). Dann kann während der Veranstaltung jeden Tag Kassensturz gemacht werden. Dies führt zwar zu einem erhöhten Arbeitspensum (freie Männer), jedoch weiß z.B. auf einem Zeltlager die Lagerleitung jeden Abend wie es um die Finanzen des Lagers bestellt ist. Ein weiterer Vorteil des Kassensturzes ist, dass die Abrechnung praktisch nach der Veranstaltung fertig ist. Weitere Zusatzarbeiten sind nur noch in geringem Umfang nötig (Nächzüglerrechnungen).
